Listen- und Dokumentenverwaltung mit LDMS

Elektronische Akten komfortabel einsetzen


Jedes Unternehmen muss täglich mit einer Vielzahl verschiedenster Daten und Dokumente umgehen. Viele davon sind langfristig aufzubewahren und sollen dennoch bei Bedarf sofort auffindbar sein. Andere müssen definierte Arbeitsprozesse in einer genau vorgegebenen Reihenfolge durchlaufen. Solche Anforderungen machen die Verwaltung von Informationen schnell zu einem erheblichen Zeit- und Kostenfaktor. LDMS erlaubt ein effizientes Management aller Dokumente – von ihrer Entstehung bis zur zeitgenauen automatischen Löschung.

 

LDMS gewährleistet die sichere Aufbewahrung großer Dokumenten-Mengen in einem zentralen Archiv auf dem IBM zServer. Auch Dokumente mit einem Umfang von mehreren hunderttausenden Seiten werden problemlos im Archiv verwaltet. Listen, AFP-Daten, Bild- und Videoformate, E-Mails, PDF/A, selbst erstellte Office-Dateien oder gescannte Posteingangsdokumente - alle digitalen Dokumente können dort revisionssicher gespeichert werden und stehen jedem zugriffsberechtigten Anwender rund um die Uhr weltweit zur Verfügung.

 

Der Zugriff auf das Archiv kann über den LDMS Client erfolgen. Leistungsstarke Recherche-Funktionen, auch über mehrere Listen und Dokumente gleichzeitig, unterstützen den Anwender in der Fachabteilung. Täglich zigfach wiederkehrende Prozesse wie die Suche nach und in einem Dokument, die Anzeige und Bearbeitung, ggf. die Weiterleitung und der Nachdruck werden schnell und komfortabel erledigt.


Die Workflow-Funktionen von LDMS sorgen für eine zügige Abwicklung dokumentenbasierter Prozesse. Eingetroffene Dokumente erscheinen direkt im elektronischen Posteingangskorb des zuständigen Sachbearbeiters. Nach einem Bearbeitungsschritt kann ein Dokument weiter geleitet werden – optional auch an mehrere Stellen parallel. 


LDMS lässt sich auch direkt in Fachanwendungen integrieren. Selbst verfasste Dokumente können dann direkt aus der Anwendung (z. B. WORD, EXCEL usw.), unter Angabe der notwendigen Indexmerkmale, im Archiv abgelegt werden – idealerweise in elektronischen Akten

 

Elektronisches Dokumentenmanagement mit LDMS spart also Zeit, Geld und Nerven.

 

Merkmale:

  • Es können die verschiedensten Speichermedien (Band, Platte, COLD, EMC-Centera) angesteuert werden.
     
  • LDMS verfügt über die von SAP zertifizierte Archive Link Schnittstelle.
     
  • Die Benutzeroberfläche ist individuell gestaltbar (Rich-Client oder WebAccess)
     
  • Abläufe bei der Bearbeitung eines Dokuments sind konfigurierbar (Vorgangsbearbeitung).
     
  • Es gibt verschiedene Wege für die Archivierung (automatisch / manuell / mit dem integrierten Scan-Client).
     
  • Aus dem Windows Explorer können Dokumente per Drag‘n Drop archiviert und wieder zurückgeladen werden.
     
  • Jeder Sachbearbeiter sieht nur die Dokumente, für die er zugriffsberechtigt ist.
     
  • Die Übertragung vom und zum Arbeitsplatz erfolgt verschlüsselt.
     
  • Sämtliche Bearbeitungsschritte werden protokolliert. Alle Versionen eines Dokuments bleiben im Zugriff.
     
  • LDMS ist einfach zu bedienen und ohne großen Schulungsaufwand einsetzbar.
     
  • Die Kosten für Papier- oder Mikrofilmarchive sinken drastisch.